Synchronicer Opgavestyring

Brugervenlig opgavestyring fra desktop og app

Synchronicer er en brugervenlig og komplet løsning til digital opgavestyring via en app – som både virker online og offline. Det er derfor løsningen til jer, som vil opnå et optimalt samarbejde med papirløs koordinering mellem kontorer og kolleger, både på kontoret og på farten.

Se vores løsninger

synchronicer plus lejre kommune vej og park

Flådestyring

Tracking

Vintertjeneste

eArkiv

Taus Grøtner

Product Owner

taus.grotner@softdesign.dk

(+45) 39 53 09 44

Spørgsmål til Synchronicer?

Samlet opgavestyring ét sted

Synchronicer er designet til at imødekomme jeres krav – uanset om I er en offentlig institution eller en privat virksomhed.

Vores samarbejdspartnere

Fordele ved Synchronicer Opgavestyring

Appen til opgavestyring fungerer offline, så medarbejderen altid kan arbejde videre i appen, selvom netværkssignalet forsvinder.

Alle medarbejderens indtastninger og registreringer som f.eks. positioner og billeder uploades til kontoret og gemmes i systemet.

Lad medarbejderen selv hente nye opgaver fra puljen af opgaver, der endnu ikke er fordelt. Det sikrer, at tiden udnyttes effektivt.

Alle vigtige forhold bliver registreret undervejs i appen, i takt med at medarbejderen udfører opgaven.

Digitaliseret arbejdsgange og skræddersyet design af jeres unikke workflow.

Alle medarbejderens registreringer og positioner bliver gemt, så detaljeret dokumentation er samlet og tilgængeligt fra kontoret.

Brugervenlighed er afgørende

Opgavestyring er ikke meget værd uden overblik, for der opstår altid ændringer, og det er lidt en kunst at koordinere medarbejdere, som altid er på farten. Hvordan får du overblik over, hvor de er, og hvad de arbejder på lige nu? Synchronicer Opgavestyring er vejen frem til at holde styr på alle medarbejdere, opgaver og prioriteringer.
Appen hedder JOB+, der sammen med desktop opgavestyring fra kontoret gør arbejdsprocesserne overskuelige for både kontor- og mobile medarbejdere. De mobile medarbejdere bruger JOB+ til at håndtere opgaver og prioritere via smartphone eller tablet.

Lad os kontakte dig

Design JOB+ appen til din organisations behov

Er der en fast procedure, som medarbejderen skal udfylde og dokumentere? Skal medarbejderen fx befinde sig 400 meter inden for destinationen for at kunne færdiggøre opgaven? JOB+ designes, så alt passer til netop jeres behov, hverdag og procedurer. I kan vælge at have en ansvarlig til at administrere og tildele opgaverne fra kontoret, eller I kan få mere fleksibilitet ved at lade de mobile medarbejdere plukke opgaver fra puljen. I får samlet alle opgavernes oplysninger, billeder, dokumentation og mailkorrespondancer samme sted, så der er hurtigt overblik over forløbet og alle procesdetaljer. I kan se aktivitetshistorik på hver eneste opgave, så der aldrig er tvivl om forløbet.

Medarbejderen kan nemt oprette flere opgaver direkte i appen ved at klikke på “+”. Så kan medarbejderne, der er på farten, arbejde digitalt og samtidig slippe for gule sedler og telefonopkald til kontoret.

Sådan fungerer JOB+

I Synchronicer-appen JOB+ vises opgavelisten, der er disponeret fra kontorets opgavestyring. Opgaverne indeholder fx beskrivelser, fotos, positioner og indikerer opgavernes rækkefølge. Løs og dokumentér direkte i appen. Opret og fordel nemt opgaverne fra computeren – med ét klik sendes opgaverne ud til medarbejdernes enheder.

Medarbejdernes registreringer bliver automatisk synkroniseret, så I altid er opdaterede på opgavens status og forløb. Alle positioner, billeder og relevante informationer, som registreres i appen , bliver automatisk gemt, så al detaljeret dokumentation er samlet og tilgængeligt for hver eneste opgave. I kan altid arbejde videre i JOB+, selvom nettet forsvinder. Hvis medarbejderen er offline, når opgaven færdiggøres, gemmer appen position og tidspunkt. Dokumentation og registreringer bliver uploadet automatisk, så snart appen er online igen.

Find alting hurtigt og hold styr på gentagelser

Det er slut med at lede, for i Synchronicer kan selv den mindste detalje i en specifik opgave nemt findes med en hurtig søgning. Opgavestyringen giver dig mulighed for nemt at styre og få overblik over cykliske opgaver og opgaver, der fx skal gentages sæson efter sæson. Du har på den måde altid styr på alle årshjulets gentagende opgaver.

Hvem kan tage den opgave, der haster?

Undgå de tidskrævende opkald – få straks overblik og status på medarbejdere, opgaver og køretøjer. Følg alle arbejdsprocesser og positioner på kort og lister – og se historik på opgavernes forløb.

Når præcision sparer tid

Medarbejderen kan selv få beregnet rækkefølgen af opgaverne og få vist opgaverne på et kort eller som listeform i appen. Det sikrer, at medarbejderne nemt kan få overblik over og få prioriteret opgaverne. Geopositioner og pejling hjælper medarbejderen med at finde det præcise punkt, selvom punktet ikke har en præcis adresse. Geopositioneringen gør det nemt at finde vej med den hurtigste rute og transporttid.

Effektivisér opgavehåndteringen og gem brugerpræferencer

I opsætter nemt regler og adviseringer, så opgaverne automatisk overføres direkte til de ansvarlige. Brug adviseringer til opfølgning på opgaver eller sæt en deadline-regel for bestemte opgavetyper. Opgavestyringens navigation er designet med brugervenlighed i fokus. Du kan derfor arbejde ubesværet og overskueligt, for systemet husker, hvor du er nået til, og hvilke elementer/kolonner du har valgt at få vist.

DET SIGER VORES KUNDER

Vi lever af tilfredse kunder

reference stefan frost frederiksberg kommune

“Synchronicer har hjulpet os med at gøre dokumentation nemmere på gaden. Vi har ligeledes fået optimeret arbejdsgangene markant ved at kunne analysere opgavetyper og data.”

Frederiksberg kommuneStefan Frost – P-chef

reference jonas larsen it chef sct transport

”Vi har arbejdet med Soft Design i over 10 år, og de har altid været meget lydhøre over for vores behov. Deres løsninger er fleksible og kan tilpasses vores specifikke krav, hvilket har forbedret vores arbejdsprocesser betydeligt gennem årene. Med Synchronicer tildeler vi fx opgaver til chaufførerne og opdaterer informationer digitalt, som gør det nemt for os at fakturere hurtigere og holde styr på vores flåde. Det har gjort os mere effektive og sikret, at SCT Transport altid har været i front med digitalisering i branchen.”

SCT Transport A/SJonas Larsen – IT-chef

reference bent bodebjerg ringsted kommune

“Soft Design har i årevis leveret en fuldt digitaliseret løsning til vores opgavestyring. Gennem Synchronicer har vi effektivt håndteret omkring 6.000 opgaver årligt, hvoraf 1.200 er tips fra borgerne, som integreres direkte i systemet. En omfattende og dynamisk opgaveliste kræver en præcis og fleksibel løsning, både i den daglige drift og ved sygdom og ferie. Med Synchronicer kan opgaver løses på farten via tablet eller telefon, og den digitaliserede opgaveliste kan let flyttes til en anden medarbejder. Synchronicer gør komplicerede opgaver enkle, hvilket er en ægte kunst. Vi kan varmt anbefale Soft Designs løsning – og det har vi allerede gjort flere gange,” siger Bent Bodebjerg, der er driftsleder hos Ringsted Kommune.”

Ringsted kommuneBent Bodebjerg – Driftsleder

simon birk thomsen it business partner hos dania connect

“Med Soft Designs Job+ app har vi sikret effektive arbejdsgange hos Dania Connect. Funktioner som direkte opgaveoprettelse, offline funktionalitet og automatisk tidsregistrering betyder, at vores disponenter nu undgår over 100 daglige koordinerende opkald fra vores flåde af lastbiler– vores telefoner bimler og bamler ikke uhensigtsmæssigt. Systemet kører på skinner og opdateres løbende. Samarbejdet, der strækker sig over mere end 10 år, bygger på gensidig respekt og en fælles forståelse for vores forretning.”

Dania ConnectSimon Birk Thomsen – IT Business Partner

reference jonas birk nielsen oekonomiansvarlig tolstrup

I Tolstrup har vi tidligere brugt et egenudviklet system til vintertjenesten, men det var både dyrt at vedligeholde og udfordret på oppetid, når det for alvor blev sat i drift. Med Synchronicer Vintertjeneste får vi en enkel og stabil løsning, hvor alle lokationer indlæses gnidningsfrit, og ruterne dannes og fordeles direkte til medarbejderne i driften.

Det er et kæmpe plus, at vi kan se alle lokationer på kortet, hvor ruteplanlægningen samtidig kan køre – det giver et fantastisk overblik. I Job+ app’en har vores medarbejdere let adgang til deres ruter, kan dele opgaver og se, hvor kollegerne befinder sig på de større lokationer. Opgaver løses nu med få klik, og alt kører smidigt i ét samlet system.

Vi er endnu ikke helt i mål med implementeringen vintertjenesten, men vi forventer, at løsningen foruden at give os den stabilitet, vi tidligere manglede, også vil spare os tid i forhold til planlægningen. Implementeringen har været tryg og struktureret med god sparring og opfølgning fra Soft Design hele vejen igennem. Samarbejdet har været præget af åbenhed og dialog, og vi betragter derfor Soft Design som en solid samarbejdspartner frem for blot en leverandør.

Tolstrup A/SJonas Birk Nielsen – Økonomiansvarlig

reference jan lyhne hansen regnskabschef torben clausen

Hos Torben Clausen A/S har vi tidligere håndteret vores vintertjeneste via store Excel-ark med op mod 30 faner, hvor ruter og stop ofte blev forældede, når der opstod ændringer. Det var en udfordring for både vores planlægning og dokumentation.

Med Synchronicer Vintertjeneste har vi fået en fuldt digital løsning, hvor vi hurtigt kan opdatere ruter, følge med i status på den enkelte opgave og nemt indhente registreringer direkte i Business Central til fakturering – helt uden manuelle indtastninger. Det giver et markant bedre overblik og sparer os både tid og papirarbejde. Vores medarbejdere har altid de nyeste oplysninger ved hånden via appen, og ændringer kan registreres med det samme.

Samarbejdet med Soft Design har fungeret upåklageligt – de har været lydhøre og fleksible, hvor vi sammen har fundet gode løsninger på de behov, vi havde undervejs. Vi vil klart anbefale Synchronicer Vintertjeneste til andre virksomheder, der ønsker at digitalisere deres vinterberedskab. Systemet gør arbejdet lettere, mere præcist og langt mere effektivt. Det har vi allerede kunne mærke i både planlægning, drift og fakturering.

Torben Clausen A/SJan Lyhne Hansen – Regnskabschef

reference nanna cecilia mosegaard norddjurs kommune

Vi arbejder fortsat intensivt på at finde ud af, hvordan vi får mest muligt ud af Synchronicer, så systemet bliver et effektivt og brugbart værktøj i vores hverdag. Et par måneder efter vi har taget Synchronicer i brug, udforsker vi stadig de mange opsætningsmuligheder for at sikre, at Synchronicer bedst muligt understøtter vores arbejdsgange og interne processer.

Systemet har samtidig fungeret som katalysator for overordnede processer omkring samarbejde og rolleafklaringer, som vi fortsætter med at udvikle og forbedre. At introducere ca. 100 personer for et helt nyt system er naturligvis en stor udfordring, og med en omfattende forandringsproces følger både spørgsmål, justeringer og nye læringspunkter – noget vi ser som en naturlig del af udviklingen.

Vi vil gerne fremhæve det meget positive samarbejde med Taus fra Soft Design. Han har udvist stor forståelse for vores hverdag og behov, været løsningsorienteret, tilgængelig og grundig med at følge op. Det er kvaliteter, vi har sat stor pris på i en proces, der til tider har været kompleks.

Vi er i det hele taget utrolig glade for vores samarbejde med Soft Design, der har stået til rådighed, når vi har haft behov for ekstra møder, sparring og afklaring, og at de har været fleksible i deres tilgang, så vi kunne tilpasse systemet til vores konkrete arbejdsgange.